AVG-kennisgeving

Op 25 mei 2018 is de Europese Unie begonnen met het handhaven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het heeft invloed op de manier waarop bedrijven gegevens van Europese individuen verzamelen en verwerken. Hoewel Familiarize een Australisch bedrijf is zonder Europese entiteit, waardeert het de rechten van zijn gebruikers en klanten en hun persoonlijke gegevens, ongeacht hun locatie. Daarom werken we er hard aan om in al onze systemen en processen aan deze regels te voldoen.

Deze pagina geeft een overzicht van de rollen die worden beschreven door de AVG, de verantwoordelijkheden van elke partij en de inspanningen die we leveren om deze aanbevelingen te ondersteunen.

Terwijl u onze services gebruikt, kunt u bestanden uploaden voor verwerking via onze Cloud API-platforms. U kunt ook bestanden naar ons ondersteuningsteam sturen voor foutopsporings- of ondersteuningsdoeleinden. Vanwege de aard van onze producten en diensten kunnen uw bestanden informatie van of over uw klanten bevatten. Hoewel gedekt door de vertrouwelijkheidsclausules in onze EULA, versterken de komende updates van onze Gebruiksvoorwaarden en ons Privacybeleid deze rechten verder.

Dit zijn uw betrokkenen en u wordt beschouwd als de gegevensbeheerder voor deze persoonlijke gegevens. In onze gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid worden deze gegevens klantgegevens genoemd.

Het gebruik van de diensten van Familiarize om uw Klantgegevens te verwerken betekent dat u Familiarize als gegevensverwerker hebt ingeschakeld om namens u bepaalde gegevensverwerkingsactiviteiten uit te voeren. Artikel 28 van de AVG bepaalt dat de relatie tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker schriftelijk moet worden vastgelegd (elektronische vorm is aanvaardbaar onder lid (9) van artikel 28). Onze Gebruiksvoorwaarden en Privacybeleid dienen tevens als uw gegevensverwerkingscontract met Familiarize. Hierin worden de instructies uiteengezet die u aan Familiarize geeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die u beheert en waarin de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen worden vastgelegd. Familiarize verwerkt uw Klantgegevens alleen op basis van uw instructies als gegevensbeheerder.

Wanneer gegevens door gegevensverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgedragen, stelt de AVG strikte eisen aan het verplaatsen van gegevens buiten het toepassingsgebied van de bescherming ervan.

Aangezien Familiarize een Australisch bedrijf is zonder Europese entiteit, neemt de gegevensbeheerder als enige de beslissing om gegevens over te dragen aan Familiarize, gevestigd in Australia buiten de EER, met zijn technische infrastructuur in de VS. Als we met subverwerkers samenwerken, doen we dat op een weloverwogen manier, waarbij we bij elke stap rekening houden met de wettigheid van de overdracht.

We houden een actuele lijst van subverwerkers bij in onze Gebruiksvoorwaarden. Dit zorgt ervoor dat we volledig transparant zijn over onze overdrachten en de verwerkers die we gebruiken. We leggen uit welke gegevens we doorgeven en met welk doel. We werken alleen samen met subverwerkers die ofwel gecertificeerd zijn onder het EU-VS Privacy Shield-raamwerk, ofwel de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie voor gegevensoverdracht met ons hebben ondertekend.

Als u vragen heeft over deze punten, kunt u contact met ons opnemen via privacy@familiarize.com.

Familiarize treedt op als gegevensbeheerder voor de persoonlijke gegevens die we over u, de gebruiker van onze webapps en website, en de koper van onze producten of diensten verzamelen.

Ten tweede verwerken we gegevens om te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de wet (AVG artikel 6(1)(c)) – dit betreft voornamelijk financiële gegevens en informatie die we nodig hebben om aan onze verantwoordingsverplichtingen te voldoen.

Ten derde verwerken wij uw persoonlijke gegevens voor onze legitieme belangen in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG.

Wat bedoel je met ‘legitieme belangen’? Het is nuttig voor u om onze producten en diensten op een bepaalde manier te verbeteren. Ervoor zorgen dat uw gegevens en de systemen van Familiarize betrouwbaar en veilig zijn. Verantwoorde marketing van onze producten, diensten en hun kenmerken. De mogelijkheid om het contract uit te voeren dat wij met u, onze klant, aangaan.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke gegevens zet Familiarize zich in voor het respecteren van uw rechten onder de AVG. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via dpo@familiarize.com

Familiarize respecteert de privacy van haar klanten en hun opdrachtgevers. Daartoe hebben wij zowel technische als organisatorische maatregelen geïmplementeerd en blijven deze verbeteren in overeenstemming met de AVG om de juiste verwerking van persoonsgegevens te garanderen.

We hebben onze interne processen en activiteiten beoordeeld om ervoor te zorgen dat we de gegevens die door onze systemen reizen in kaart brengen en controleren. We implementeren functionaliteit binnen al onze belangrijkste klantgerichte systemen om te voldoen aan de principes van Privacy by Design. Elke toegang tot Klantgegevens vindt alleen plaats met toestemming van onze klanten en is altijd beperkt en specifiek van toepassing op het contract tussen Familiarize en haar klanten.

Onze interne procedures en logboeken zorgen ervoor dat we voldoen aan de AVG-verantwoordingsvereisten.

We nemen zelden nieuwe diensten van derden aan, maar als we dat doen, hebben we een intern proces om deze leveranciers te beoordelen op hun veiligheids- en privacyoverwegingen. Wij beperken het aantal subverwerkers tot een minimum, waarbij we waar mogelijk gebruik maken van onze eigen technologie en infrastructuur voor de verwerking.

Het eigendom van betrokkenen over hun persoonsgegevens vormt de kern van de AVG. We werken aan een plan om te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun gegevens te verwijderen, wijzigen of over te dragen. Dit betekent dat onze Customer Support Specialisten samen met de Engineers die hen bij hun werk assisteren, goed voorbereid zijn om u te helpen bij alle zaken waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn.

Onze gebruiksvoorwaarden en ons privacybeleid worden regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat we voortbouwen op het goede werk dat we altijd op dit gebied hebben gedaan. Omdat deze documenten de basis vormen van onze relatie met u, is het voor ons van het allergrootste belang om uw rechten in deze documenten openlijk en duidelijk uit te leggen.

Training en bewustwording over AVG, de omgang met en verwerking van Persoonsgegevens zijn door heel Familiarize Business gecommuniceerd. Elk teamlid van Familiarize is op de hoogte van de problemen en ons beleid rond de naleving van de AVG en andere privacygerelateerde kwesties. We hebben deze training ingebouwd in onze nieuwe trainingsvereisten voor teamleden en hebben regelmatig opfrissingscontroles gepland.

Wij zijn van mening dat de bovenstaande aanpak bij het naleven van de AVG stevig in lijn is met het ethos van het doel ervan en wat deze wil bereiken.